¿Organización o espontaneidad?

Si me dieran un euro por cada vez que alguien me dice que soy «demasiado organizada», que tengo que ser «más espontánea», a estas alturas ya podría llenar uno o dos depósitos de gasolina, no os digo más.

Eso solo prueba una cosa: que a la gente le encanta opinar sin entender ni jota de lo que está hablando. Tampoco es una sorpresa a estas alturas, ¿no? Sin embargo, detrás de todas esas opiniones no pedidas, hay una duda legítima.

Y es que el rollo de la productividad personal, tal y como se ha planteado hasta ahora, espanta un poco. ¿Que tengo que levantarme a las 3 de la mañana para aprovechar el día, ducharme con agua fría, hacerme un horario hasta para respirar y anotar cada domingo todo lo que creo que voy a poder hacer esa semana, aunque luego no llegue a hacer ni la mitad y me sienta constantemente una fracasada? Gracias, pero no, gracias.

Años de mala fama han hecho que, para muchas personas, hablar de productividad o de organización personal tenga una connotación negativa bastante fuerte. Tanto tiempo y publicidad a consejos generalistas inventados o promocionados por el gurú de turno han pasado factura.

Puede que, al principio, esa gente que consigue aparentar tener un horario estricto, hacer malabares con cada minuto del día y que encima se apaña para mantener un cutis perfecto nos resulte fascinante, superhéroes casi. ¿Quién no ha querido alguna vez volar como una superheroína?

El problema es que nos creemos que estos ideales sí son alcanzables. Y lo intentamos. Y nos caemos. Y entonces todas esas técnicas de productividad personal pasan a convertirse en recordatorios de cómo fracasamos y nos sentimos incapaces.

Así, cuando viene la Irene de turno a contarnos lo bien que le va ser tan organizada, la primera reacción suele ser de incredulidad, o rechazo.

Pensamos que ser personas organizadas requiere muchísimo trabajo, y que obsesionarse tanto con algo tiene que tener sus pegas. Pensamos que las personas que se someten voluntariamente a una estructura tan rígida tienen que tener una obsesión por el control y que necesitan relajarse, por su bien.

¿Y si no fuera así? ¿Y si ser personas organizadas no fuera incompatible con ser espontáneas, sino todo lo contrario?

El mundo es incierto, caótico, imprevisible, y no hay nada que podamos hacer para evitar eso. Lo único que podemos (y debemos) hacer es prepararnos para navegar la realidad en lugar de hundirnos en ella.

A diferencia de otras metodologías como bullet journal o incluso como la típica lista de tareas para hacer hoy, las metodologías ágiles como GTD no buscan controlar nuestro día a día, sino darnos las herramientas para sortearlo.

Esto no va de saber con detalle cuándo voy a estar trabajando concentrada en mi proyecto y cuándo voy a estar en el supermercado. Va de tener una lista de tareas pendientes que mirar cuando tenga un rato para estar concentrada y una lista de cosas que comprar para cuando esté de paseo y pueda hacer algún recado. Va de aprovechar mis circunstancias a mi favor en lugar de intentar manipularlas.

Os pondré un ejemplo.

Imaginad que, una mañana de trabajo cualquiera, una buena amiga mía, que vive fuera del país y a la que hace mucho que no veo, me dice que está de paso y que si podemos quedar a comer. ¿Sería posible que le hiciera un hueco?

Si no tuviera un sistema de organización, posiblemente mis correos pendientes se contaran por cientos, tendría varias decenas de banderitas rojas en el Outlook y un par de chats abiertos en Teams donde apenas recordaría ni qué he preguntado. Mi escritorio sería una montaña de PDFs con nombres raros y borradores de word a medias. Tendría varias páginas de notas de mis últimas reuniones en un cuaderno, y otros tantos post-its pegados en mi pantalla que pondrían «¡¡¡Urgente!!!», cada cual con más exclamaciones que el anterior. Por no hablar de que tendría la mosca detrás de la oreja porque seguro que hay algo más que no tengo apuntado y se me está pasando. ¿Qué era aquello que me pidió la jefa cuando me la crucé en la máquina de café esta mañana? ¿Me acordaré de comprar el regalo de mi madre para el sábado? ¿Y a dónde dijo mi novio que quería viajar este verano? «¡Con esta cantidad de trabajo!», me diría. «Lo siento, me es imposible hacer un hueco».

Sin embargo, si tengo un sistema y lo mantengo al día, mi correo estará vacío y mis listas actualizadas. Podré mirar mi calendario, comprobar que no me coincide con ninguna reunión importante y aplazar aquello que sea menos urgente. Podré revisar mis objetivos entre manos y mis listas de tareas para asegurarme de que llevo bien mis fechas de entrega, y de que, si me ausento un par de horas a medio día, no habrá nada irrecuperable. Tendría el recordatorio para comprar el regalo bien programado para cuando esté en el centro comercial el viernes por la tarde y habría anotado las ideas de posibles vacaciones, por lo que no tendría que estar pensándolo. Y me iría tan feliz a comer con mi amiga.

¿No me sentiré más libre para tomar decisiones en el momento si tengo una imagen clara de mis compromisos y tareas? ¿No me será mucho más fácil adaptarme a los cambios si soy consciente de su impacto? ¿No tendré más margen para ser espontánea?

Conocer no es controlar.

Conocer nuestras opciones es lo que nos permite tomar las mejores decisiones en lugar de dejarnos llevar por la corriente.

Conocer nuestros compromisos e ideas y saber que contamos con un sistema de apoyo para gestionarlos es lo que de verdad puede quitarnos ese estrés de encima, esa sensación de falta de control sobre toda la información que se mueve en nuestra vida.

No buscamos detener la tormenta, sino encontrar esa calma que se forma justo en el centro.

Que sí, que el mundo es incierto, pero podemos aprender a vivir con ello.