¿Por qué no encuentras la herramienta perfecta? (Y algunas ideas para empezar.)

«Vale, pero, ¿y qué aplicación me recomiendas?»

Es que no falla.

En cualquier ponencia, formación, sesión de coaching o incluso charla informal sobre efectividad y productividad (especialmente de GTD) siempre acaba surgiendo esta pregunta.

Yo entiendo que, como formadora, es un poco desesperante. Tú pones todo tu empeño ahí, en transmitir la revolución que necesita el mundo laboral, el cambio de paradigma en la productividad personal, la vuelta a las bases y otras tantas reflexiones que pretenden sacudir los cimientos de toda una sociedad.

Y claro, esperas un momento mind blown.

Pero resulta que lo que la mayoría de la gente quiere son soluciones prácticas (quién lo iba a decir) para hacer su día a día más llevadero, y necesitan una respuesta a esa duda de «¿por dónde empiezo?».

En la gurulandia de GTD parece que nos hemos puesto de acuerdo para dar con la respuesta: «la herramienta no importa, lo que importa es cómo la usas». Y, en un arrebato de inspiración, solemos añadir: «porque ninguna herramienta va a pensar por ti».

Y tan a gusto. Suena a que sabemos mogollón y encima no nos pillamos los dedos.

¿Hemos encontrado con la respuesta perfecta? Probablemente.

¿Alguna vez le sirvió a alguien? Lo dudo mucho.

Ojo, que no estoy diciendo que no sea verdad. Digo que este tipo de frases solo le suenan bien a quien ya las entiende y, por tanto, no las necesita.

Pero, para principiantes, el momento de escoger una herramienta en la que empezar a desarrollar su sistema es crítico. En el mercado actual de aplicaciones informáticas de productividad y organización personal hay infinidad de opciones, cada cual más desacertada.

Si no sabemos qué estamos buscando (y nadie lo sabe cuando empieza) es muy fácil que nos dejemos llevar por las posibilidades de cualquiera de estas aplicaciones.

Nos distraemos con las banderitas de colores, el reconocimiento automático de fechas, las reacciones con emojis y los gifs en los comentarios.

Y es normal.

Jugar con nuestro sistema, mover recordatorios de un lado para otro, agruparlos y colorearlos, programar tareas para un día concreto aleatorio, nos hace sentir bien. Crea una falsa sensación de progreso y de control. Pero esto, amigos y amigas, no es más que otra forma de procrastinación.

Al final solo conseguimos complicarnos la vida y perdernos en los detalles, con poco o ningún avance.

Porque el verdadero poder de un sistema de gestión personal está en su simplicidad, en cómo nos ayuda a tomar decisiones y recordar nuestros compromisos con un esfuerzo de mantenimiento mínimo. Usarlo tiene que ser un alivio, una manera de liberar nuestro tiempo y energía, y no una carga más.

Algunos entendidos de GTD, fieles seguidores de nuestro profeta David Allen (un señor increíble, algo obsesionado con las etiquetadoras y al que a veces se le nota que tiene cerca de 80 años), tienden a mojarse un poco más y recomendar el clásico «hay que empezar con papel y boli para centrarse en entender la metodología y desarrollar los hábitos».

Esto tiene su sentido y hay casos en los que puede funcionar.

Pero, en mi opinión, tan malo es un extremo como el otro.

Para una persona habituada al uso de herramientas tecnológicas, volver al papel puede resultar un hándicap adicional, otro bache a superar que solo hace que aumente la dificultad de utilizar un sistema al que ya de por sí cuesta habituarse.

Así que es hora de mojarse.

¿Qué herramienta puedes usar si quieres empezar con un sistema de gestión personal?

Partamos de una base: no vas a encontrar la herramienta perfecta porque no existe.

No hay una herramienta omnipotente, capaz de dominarlas a todas.

El motivo es muy sencillo: los diseñadores de aplicaciones tienen que comer, y cerrarse al público de GTD o similares cuando hay tanta gente que quiere «funcionalidades parafernalia» no les compensa. Además de que GTD no es precisamente fácil de entender de buenas a primeras.

Aun así, hay bastantes herramientas (Todoist, Dynalist, Things, Nirvana, por nombrar algunas) que funcionan bien, si sabes lo que quieres de ellas.

Lo único que realmente necesitas es un gestor de listas, cualquier herramienta que te permita crear listas y poner elementos dentro de ellas te vale. ¿Que además te permite tener una vista global sencilla, de fácil acceso, y te deja crear listas dentro de listas? Mejor que mejor.

Cuando ya tienes cierto dominio, puedes permitirte ponerte más tiquismiquis. A mí me gusta que mi aplicación tenga versión en navegador, acceso offline, buscador de texto, etiquetas y que permita emojis. Pero de primeras, todo esto no hace más que despistar.

Si quieres ir sobre seguro, escoge entre las aplicaciones que conoces que usa gente que sabe, y ya está. Si el sistema falla, puedes tener la certeza de que no es culpa de la aplicación, sino de cómo la estás usando.

Y es que eso es cierto, al final lo importante es cómo la usas, pero también qué dejas de usar. Si te enredas a poner banderitas por prioridades, a sobreplanificar todos los pasos de cada proyecto o a programar qué tareas vas a hacer el próximo martes, pues da igual qué aplicación utilices porque no va a funcionar.

Eso sí, antes de tomar una decisión, ten en cuenta que vas a tener que pasar mucho tiempo en este nuevo ecosistema digital. No sirve de nada que elijas la misma aplicación que David Allen para creerte guay si luego te va a parecer incómoda, poco intuitiva y difícil de mirar. La herramienta que de verdad funciona es aquella que vas a usar.

Yo personalmente uso Todoist y estoy encantada (no me pagan por la promo, aunque podrían), me sirvió con lo básico en mis principios y me ha servido para seguir creciendo después. Eso sí, tengo mucha «funcionalidad parafernalia» desactivada, como los puntos karma o el reconocimiento inteligente de fechas.

¿Mi recomendación? Toma una decisión (la que sea, pero tómala), elige la herramienta que más te guste y que sepas que ya se usa para implementar sistemas parecidos, y a partir de ahí céntrate en hacerla funcionar. Porque tu sistema no solo son tus herramientas, también eres tú, y siento decirlo, ese suele ser el eslabón más débil.

Y oye, si te gusta probar todas las aplicaciones habidas y por haber, hazlo en tu tiempo libre, pero no confundas eso con aprender efectividad.

¿Has elegido una herramienta ya? ¿Por qué elegiste esa? ¿Y contra qué funcionalidades advertirías a alguien que acaba de empezar? Contadme que os leo 😊