Una oficina en tu cabeza

—Y por eso capturar, aclarar, organizar, revisar y ejecutar son los 5 pasos de GTD —concluyo, tras una larga explicación. Pero me da la impresión de que aún no ha quedado claro, así que insisto y lo voy empeorando por momentos—. Bueno, a ver, sí se llaman pasos, pero no es que sean secuenciales. Más bien son hábitos. Que aunque se expliquen juntos son independientes, no se pueden hacer todos a la vez. Ni siquiera se hacen seguidos. Bueno, salvo aclarar y organizar que sí se hacen juntos. ¿Me explico?

Evidentemente no.

Mi compañera me mira fijamente, sonrisa caída, con cara de “venía a que me ayudaras a organizarme, no a que me dieras dolor de cabeza”, pero intentando disimular con todas sus fuerzas.

Esto no está funcionando. ¿Cómo puede ser tan difícil explicar un sistema con fundamentos tan sencillos?

—Vale, ¿sabes qué? Olvida todo lo que he dicho. Vamos a probar otra cosa.

Resulta que, para tener una buena organización personal hace falta un equipo completo. O por lo menos tres roles principales: una secretaria, una jefa y una becaria.

Lo malo es que, en este equipo, todos los roles los cubres tú. Y no puedes ocupar todos a la vez, claro. Además, cada miembro de este equipo tiene sus responsabilidades y necesidades específicas.

Es como tener toda una oficina en tu cabeza.

La secretaria se ocupa de filtrar los mensajes, de coger las llamadas y de tomar las notas en las reuniones. Tiene una jefa muy exigente que no le pasa ni una. Por eso, necesita estar siempre con la antena puesta y tener algo a mano para apuntar las ideas que la jefa le arroja sin piedad, en cualquier momento y en cualquier lugar, por absurdas que parezcan.

¿Quién es ella para juzgar?

Lo mismo le toca escribir en un cuaderno lo que se comenta en esa reunión tan importante que echar un par de recibos a la bandeja de encima de su mesa para que la jefa los vea mas tarde. O usar su móvil para mandarle al email una foto, un recordatorio o un audio con la última idea que esta le comentó mientras hacía la pausa de la comida o paseaba al perro.

La oficina no suele estar tranquila, aunque a ratos lo parezca. La secretaria tiene que estar siempre disponible, por si acaso. Marcharse la última y llegar la primera. (Pero no le importa porque tiene acciones de la empresa).

La jefa se ocupa de tomar decisiones, nada más y nada menos. Por algo es el puesto de más responsabilidad. Lo único que necesita es espacio y tiempo para pensar sobre toda la información que le llega o que la secretaria recopila para ella. De uno en uno, mensaje a mensaje, nota a nota.

Abre el primer correo.

“Que falta papel”.

¿Del baño? ¿De la impresora? La secretaria podría haber sido más explícita, pero por suerte no hace falta. La jefa enseguida recuerda que el papel que falta es el de la cocina, así que abre la lista de la compra, lo apunta y pasa al siguiete mensaje.

“Informe trimestre 1 gastos”.

Buf, sí, ya se le estaba olvidando. El informe de gastos que hay que entregar antes de que acabe marzo. Será mejor que lo tenga en su lista de resultados para que no se le pase. Además, lo siguiente que hay que hacer es ordenar los tickets y escanearlos. Pero no pasa nada, no tiene que hacerlo ella, que para eso tiene una becaria. Así que la jefa lo apunta en la lista de tareas, asegurándose de incluir la fecha límite de entrega, y sigue con lo suyo.

Eso es lo único que la becaria necesita, una lista completa de tareas.

A la becaria no le gusta pensar. Opina que no le pagan suficiente para eso. Hay que decirle lo que quieres de ella bien claro, sin lugar a interpretaciones. Por desgracia, la jefa lo ha tenido que aprender por la fuerza. Cada vez que ha delegado alguna tarea ambigua, la becaria la ha procrastinado hasta el último minuto, o simplemente la ha dejado sin hacer a la espera de que recibir instrucciones más claras.

Pero no es mala becaria, después de todo. Si la jefa ha hecho bien su parte, ella hará la suya sin rechistar (demasiado). Cogerá las listas, las revisará a conciencia e irá haciendo las tareas una a una, empezando por la que tenga más sentido hacer en cada momento. Y siempre estará pendiente del calendario para que no se le pasen las fechas relevantes o por si tiene que ir a alguna reunión mientras tanto.

De vez en cuando, la jefa revisará las tareas que la becaria ha terminado, hará un repaso de los objetivos que tienen entre manos y ajustará las listas de tareas para seguir avanzando.

En un día cualquiera, todos los roles son necesarios. La jefa no podría concentrarse tranquila si no supiera que la secretaria lo tiene todo controlado, y la becaria no sabría qué hacer si la jefa no lo hubiera pensado de antemano.

Como un engranaje perfecto, todas las piezas se necesitan y se complementan.

Aunque el artículo de hoy no deja de ser una forma graciosa de explicarlo, lo cierto es que tener un sistema de organización personal es bastante parecido a esto.

Seguimos necesitando herramientas para apuntar todas esas ideas, tiempo y espacio para procesar la información y decidir sobre ella, y confianza en nuestro inventario completo de compromisos para poder avanzar, concentrados, paso a paso, tarea a tarea. Tenemos que poder apuntar cualquier cosa sin darle tantas vueltas, y pensar para decidir mucho antes de hacer.

Al principio, sin embargo, tendemos a hacer todas esas cosas a la vez. El primer paso es reconocer que son actividades independientes, que necesitan herramientas y circunstancias distintas, y que hacerlas por separado es mucho más eficiente. Es cuestión de coordinarlas y encontrar el equilibrio.

Si habláramos de GTD, la secretaria sería la encargada de capturar; la jefa de aclarar y organizar, o de revisar; y la becaria de ejecutar.

Así que oye, si esta tontería de la oficina te ayuda a ver la diferencia, igual que le sirvió a mi compañera, bienvenida sea 😊