Productividad a la carta

Ah, la tranquilidad que sentimos el domingo por la tarde cuando tenemos la semana planificada.

Que no quede ni una página de la agenda sin adornar, ni un hueco sin colores en el calendario. Si has tenido un bullet journal o te gusta hacer timeblocking sabrás de lo que hablo.

Ese placer estético, esa satisfacción del trabajo bien hecho. (Vale que aún no hemos hecho nada realmente, pero nos parece que sí y eso es suficiente). Respiramos hondo y miramos nuestra obra una y otra vez, orgullosos, casi ilusionados.

Qué ganas de empezar el día. (Hoy no, digo mañana, claro). Qué ganas de ser esa versión mejorada de nosotros mismos que madruga, hace deporte, medita y desayuna zumo de apio antes de empezar a trabajar con una sonrisa.

El futuro está lleno de posibilidades.

Pero llega el futuro y se convierte en presente, y el apio sigue sabiendo a rayos, y nosotros seguimos siendo los mismos, aferrados a las sábanas como perezosos, inventando mil excusas para no levantarnos.

“Proponerme madrugar es la mejor forma que tengo de empezar el día fracasando”, escuché decir una vez.

A ver, que no lo comparto (necesariamente), pero la idea tiene su gracia. Porque es verdad que, si nos ponemos unos estándares tan altos, vamos a terminar fallando en alguno más pronto que tarde.

Hablo de poner 10 cosas para hacer el lunes cuando sabes que vas a acabar pasando 5 de esas al martes, o de programar que vas a tardar de 10:30 a 12:00 en hacer un informe que al final te lleva por lo menos el doble.

Si te planificas al detalle solo hay dos opciones: cumplir o fracasar. Y de la primera no estoy muy segura, porque ser realistas planificando es casi antinatura.

Y eso cómo no va a minarnos la moral.

Pero bueno, aunque ser humanos es un lío, no toda la culpa es nuestra.

El mundo también se divierte a nuestra costa. Te ve llegar a la oficina tan feliz con tu agenda de Mr. Wonderful bajo el brazo y tarda menos de lo que canta un gallo en desbaratar todos tus planes.

¿Que querías concentrarte esta mañana en terminar la presentación para tu charla? Pues toma un email urgente de la jefa, una reunión sorpresa, un debate candente en el chat de empresa sobre dónde hacer el evento (muy importante) de teambuilding y un simulacro de incendios.

¿Que habías hecho tu cuadrante de lo que era urgente y lo que era importante? Pues se cancela ese proyecto y ahora tienes otros tres nuevos, buena suerte.

Nuestra realidad hace mucho que dejó de ser predecible. El mundo es incierto y cambiante, y la información fluye a un ritmo vertiginoso.

Todo el tiempo que invertimos planificando para intentar sacudirnos de encima esa sensación constante de incertidumbre es tiempo perdido. Y todo por no asumir que tener las cosas bajo control no implica controlar nuestra realidad, sino a nosotros mismos.

¿Y si hiciéramos las cosas de otra manera?

Cuando voy a un restaurante me gusta elegir lo que voy a comer en el momento, según cómo me sienta, el hambre que tenga y lo que haya comido el día anterior. Me gusta tener una carta con todas las opciones para saber que no me estoy dejando nada por valorar, así puedo decidir con confianza. Cuando ya he tomado una decisión y aparece el camarero a contarme los platos fuera de menú, lo confieso, me desespero. Y cuando me eligen el menú de antemano como que tiene menos gracia.

Podemos hacer algo parecido con la organización personal. Productividad a la carta.

Hay una diferencia enorme entre planificar (que es tomar decisiones por nuestro yo futuro) y organizar la información para que ese yo futuro tenga las herramientas que necesita para tomar las decisiones correctas.

Podemos dejar de intentar convencernos de que tenemos control alguno sobre nuestras circunstancias, sobre lo que va a ser urgente o prioritario mañana, o incluso sobre si voy a levantarme descansada o si me va a sentar bien el desayuno.

Y, en lugar de eso, pensar: ¿cómo puedo organizar mis recordatorios para que mi yo de mañana pueda aprovechar al máximo sus circunstancias?

¿Que me he levantado inspirada? A ver qué tengo en la lista de tareas que hacer cuando estoy on fire. ¿Que está nublado y estoy de bajón? Saquemos la lista de tareas cortas de pensar poco para coger carrerilla. ¿Que necesito darme un paseo? Miro qué hay en la lista de recados. ¿O que se me ha puesto malo el perro y tengo que ir al veterinario de urgencia? Pues compruebo qué compromisos tienen fecha, qué puedo aplazar y qué tengo que coordinar con mis compañeros.

Todas las personas tenemos picos de energía, momentos de concentración y momentos de dispersión absoluta. Y todos esos estados tienen su razón de ser. Hay problemas que se resuelven mejor en segundo plano, cosas que demandan toda tu atención, e incluso cosas que requieren que primero te tomes un descanso.

Controlarlos todos nuestros estados es imposible, aprovecharlos es necesario.

Tenemos que convertir nuestra forma de organizarnos en una herramienta útil, no en otra carga.

A ver si conseguimos que los consejos de productividad dejen de perseguir ideales arbitrarios.

Y a ver si asumimos que todos los que trabajamos somos seres humanos.